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Zeiten in vielen Listen
Betreuungsstunden, Termine und Leistungszeiträume werden an verschiedenen Stellen geführt.
Branchenlösung · Pädagogik, Sozialarbeit & Betreuung
Stunden und Einsätze abrechnen. Ohne Listen nebenher.
Für Einzelfallhilfe, Schulbegleitung, Familienhilfe und kleine freie Träger: Invarexo Professional erfasst Zeiten, macht daraus Rechnungen mit Stundennachweis und sendet sie als PDF oder XRechnung an Träger, Jugendamt oder Kostenträger.
Aus der Praxis
Drei Probleme, die im Alltag Zeit kosten.
Bevor wir Funktionen erklären, betrachten wir die Arbeitsabläufe, die eine passende Lösung erleichtern soll.
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Unterschiedliche Auftraggeber
Einrichtungen, Träger und Ämter haben teils abweichende Anforderungen an Rechnungen und Nachweise – Behörden verlangen oft XRechnung.
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Nachweise und Rechnungen getrennt
Die zu einer Rechnung gehörenden Stunden- und Leistungsnachweise müssen mühsam zusammengesucht werden.
Was heute schon geht
Funktionen, die zur Abrechnung sozialer Arbeit passen.
Alles hier ist im Programm vorhanden. Die ersten vier Funktionen gehören zu Invarexo Professional, die letzten beiden zur Edition Professional Einsatz.
Zeiterfassung zur Rechnung
Stunden per Stoppuhr oder nachträglich erfassen, im gewünschten Takt aufrunden und abrechnen. Dazu entsteht ein Stundennachweis als PDF.
Wiederkehrende Rechnungen
Gleichbleibende Monats- oder Quartalsbeträge als Vorlage anlegen. Invarexo erstellt die Rechnung zum Termin mit Leistungszeitraum; verpasste Termine werden nachgeholt.
Träger, Kunden und Dokumente
Auftraggeber im Kundenstamm führen, Bewilligungen, Verträge und Schriftverkehr mit Bezug zum Kunden ablegen und über eine gemeinsame Suche wiederfinden.
E-Rechnung für Behörden
Jugendämter und andere öffentliche Auftraggeber verlangen oft XRechnung. Invarexo erzeugt sie aus jeder Rechnung und prüft sie vor dem Versand.
Einsätze und Sammelrechnung
Einsätze mit Datum, Ort, Leistungs- und Fahrzeit, Kilometern und Pauschalen erfassen. Mehrere Einsätze ergeben eine Sammelrechnung. Zur Einsatzrechnung
Kostenträger und betreute Personen
Rechnung an den Kostenträger statt an die betreute Person, Personen nach Kostenträger gefiltert, Mahnung an Kostenträger oder Person. Zum Pflegemodul
Modulstatus: Ein eigenes Pädagogikmodul gibt es nicht; die Abrechnung läuft über die vorhandenen Funktionen. Formulare einzelner Träger sowie Hilfeplan- oder Falldokumentation sind nicht enthalten.
Arbeitsablauf
So läuft die Abrechnung.
Beispiel Einzelfallhilfe mit monatlicher Abrechnung an den Träger.
Träger anlegen
Auftraggeber im Kundenstamm erfassen, mit der Edition Einsatz auch als Kostenträger.
Zeiten erfassen
Nach jedem Termin Stunden per Stoppuhr oder einen Einsatz mit Fahrt eintragen.
Rechnung erstellen
Zum Monatsende abrechnen, Stundennachweis bzw. Sammelrechnung prüfen und festschreiben.
Versand und Ablage
Als PDF oder XRechnung senden, Zahlung per Kontoauszug zuordnen, DATEV-Export.
Schon in Invarexo Professional enthalten
E-Rechnung, DATEV und Archivierung müssen nicht doppelt eingerichtet werden.
Diese Funktionen gehören zu jeder Professional-Edition.
XRechnung und ZUGFeRD
E-Rechnungsformate erstellen und mit dem integrierten Validator prüfen.
DATEV-Export
Ausgangs- und Eingangsbelege für die Übergabe an die Buchhaltung exportieren.
Rechnungseingang und OCR
Scans, Fotos, PDF-Belege und E-Mail-Anhänge auswerten, korrigieren und geordnet ablegen.
Rechnungsmanagement
Angebote, Rechnungen, offene Posten, Mahnwesen, SEPA-Lastschrift und Zahlungsabgleich per Kontoauszug.
GoBD-Archiv
Rechnungen und Belege mit Prüfsumme archiviert, Aufbewahrungsfristen und Verfahrensdokumentation als Vorlage.
Lokale Arbeit
Windows-Anwendung mit lokaler Datenhaltung und Kernfunktionen ohne Cloud-Zwang.
Abrechnung für soziale Arbeit – lokal und ohne Abo.
Invarexo Professional ab 149 € einmalig, Professional Einsatz mit Einsätzen und Kostenträgern für 179 €.