ZUGFeRD-Rechnungen erstellen.
Sichtbares PDF und strukturierte Daten
in einer einzigen Datei.
ZUGFeRD verbindet eine klassische, visuell lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Rechnungsdaten. Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt öffnen und lesen. Gleichzeitig können Buchhaltungs-, ERP- und Dokumentensysteme die eingebetteten Rechnungsdaten automatisch auslesen und weiterverarbeiten. Mit Invarexo lassen sich vorhandene Rechnungen analysieren, strukturieren und für die Erstellung moderner ZUGFeRD-Rechnungen vorbereiten.
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen. Hybrid bedeutet, dass zwei Darstellungsformen in einer gemeinsamen Datei zusammengeführt werden: eine sichtbare PDF-Rechnung und ein strukturierter XML-Datensatz. Die PDF-Datei kann von Menschen wie eine gewöhnliche Rechnung geöffnet, gelesen, ausgedruckt und archiviert werden. Die eingebetteten XML-Daten sind dagegen für die automatische Verarbeitung durch geeignete Software bestimmt.
Als technischer Rahmen dient PDF/A-3. Dieses Format erlaubt es, zusätzliche Dateien direkt in ein PDF-Dokument einzubetten. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung befindet sich deshalb innerhalb der PDF-Datei ein XML-Dokument mit den strukturierten Rechnungsinformationen. Dazu können beispielsweise Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, Rechnungsempfänger, Positionen, Mengen, Einzelpreise, Steuerbeträge, Zahlungsbedingungen und Gesamtbetrag gehören.
Für den Empfänger bleibt die Rechnung dadurch einfach nutzbar. Er benötigt nicht zwingend eine besondere Anwendung, um die sichtbare Rechnung anzusehen. Verfügt sein Buchhaltungssystem über eine ZUGFeRD-Unterstützung, kann es die eingebetteten Daten zusätzlich automatisch übernehmen. Damit verbindet ZUGFeRD die vertraute PDF-Rechnung mit den Vorteilen einer strukturierten elektronischen Rechnung.
So funktioniert eine ZUGFeRD-Rechnung.
Die sichtbare Rechnung und die maschinenlesbaren Rechnungsdaten werden technisch miteinander verbunden und gemeinsam als eine Datei übermittelt.
Rechnung erfassen
Eine vorhandene Rechnung wird als PDF, Scan oder Foto in Invarexo eingelesen.
Daten erkennen
OCR, Parser und KI erkennen wichtige Rechnungsinformationen und bereiten sie strukturiert auf.
Angaben prüfen
Erkannte Daten wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuerangaben werden kontrolliert und bei Bedarf korrigiert.
XML erzeugen
Aus den bestätigten Rechnungsdaten wird ein strukturierter XML-Rechnungsdatensatz erstellt.
ZUGFeRD ausgeben
Die XML-Daten werden in die PDF/A-3-Rechnung eingebettet und gemeinsam als ZUGFeRD-Datei ausgegeben.
Welche Vorteile bietet ZUGFeRD?
ZUGFeRD erleichtert den Übergang von klassischen PDF-Rechnungen zu vollständig digitalen Rechnungsprozessen. Unternehmen erhalten ein Dokument, das sowohl im Büroalltag als auch in automatisierten Systemen verwendet werden kann.
Eine Datei für beide Welten
Die Rechnung muss nicht getrennt als PDF und XML verschickt werden. Sichtbare Darstellung und strukturierte Daten befinden sich gemeinsam in einer einzigen Datei.
Automatische Datenübernahme
Geeignete Buchhaltungs- und ERP-Systeme können die eingebetteten Daten auslesen. Dadurch lassen sich manuelle Eingaben reduzieren und Bearbeitungsprozesse beschleunigen.
Gewohnte PDF-Darstellung
Mitarbeiter und Geschäftspartner können die Rechnung weiterhin wie ein normales PDF öffnen. Die technische XML-Struktur bleibt im Hintergrund und muss nicht manuell betrachtet werden.
Weniger Übertragungsfehler
Werden Rechnungsnummer, Beträge, Steuerangaben und Zahlungsinformationen automatisch übernommen, sinkt das Risiko fehlerhafter manueller Dateneingaben.
Geeignet für digitale Archive
Die sichtbare Rechnung basiert auf PDF/A-3 und eignet sich damit als technische Grundlage für langfristige digitale Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse.
Strukturierte Weiterverarbeitung
Die enthaltenen Rechnungsdaten können in nachgelagerte Prozesse übernommen werden, beispielsweise in Buchhaltung, Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe oder Dokumentenverwaltung.
Normale PDF-Rechnung oder ZUGFeRD?
Eine normale PDF-Rechnung besitzt in der Regel nur eine visuelle Darstellung. Die enthaltenen Angaben müssen deshalb manuell übertragen oder zunächst durch eine Texterkennung ausgelesen werden. ZUGFeRD ergänzt diese Darstellung um einen standardisierten XML-Datensatz.
| Eigenschaft | Normale PDF-Rechnung | ZUGFeRD-Rechnung |
|---|---|---|
| Sichtbare Rechnung | Ja | Ja |
| Strukturierte XML-Daten | Nein | In der PDF-Datei eingebettet |
| Automatische Verarbeitung | Nur nach zusätzlicher Erkennung | Direkt durch kompatible Systeme möglich |
| Manuelle Dateneingabe | Häufig erforderlich | Kann deutlich reduziert werden |
| Archivformat | Abhängig von der PDF-Erstellung | PDF/A-3 als Grundlage |
| Nutzung ohne Spezialsoftware | PDF kann geöffnet werden | Sichtbares PDF kann ebenfalls geöffnet werden |
ZUGFeRD-Profile für unterschiedliche Anforderungen.
ZUGFeRD sieht verschiedene Profile vor. Sie unterscheiden sich durch den Umfang und die Detailtiefe der strukturierten Rechnungsdaten. Welches Profil geeignet ist, hängt vom jeweiligen Geschäftsvorgang, dem Empfänger und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab.
Minimum
Das Profil enthält nur grundlegende Rechnungsinformationen. Es eignet sich für einfache Anwendungsfälle, bietet jedoch weniger strukturierte Daten für eine umfangreiche automatische Verarbeitung.
Basic WL
Dieses Profil bildet wesentliche Daten auf Dokumentenebene ab. Detaillierte Rechnungspositionen stehen dabei nicht im gleichen Umfang wie bei weiterführenden Profilen zur Verfügung.
Basic
Das Basic-Profil enthält grundlegende Rechnungs- und Positionsdaten und eignet sich für strukturierte elektronische Rechnungen mit überschaubarem Informationsumfang.
EN 16931
Dieses Profil orientiert sich an den Anforderungen der europäischen Norm für elektronische Rechnungen. Es wird häufig für standardisierte Geschäftsvorgänge zwischen Unternehmen verwendet.
Extended
Das Extended-Profil bietet zusätzliche Informationen für komplexere Geschäftsprozesse. Es kann beispielsweise bei umfangreichen Rechnungspositionen oder besonderen Branchenanforderungen eingesetzt werden.
Passendes Profil auswählen
Entscheidend ist nicht das größtmögliche Profil, sondern ein Profil, das die Anforderungen des Empfängers und des konkreten Rechnungsprozesses zuverlässig erfüllt.
ZUGFeRD und XRechnung – was ist der Unterschied?
Beide Formate dienen der strukturierten elektronischen Rechnungsstellung, unterscheiden sich jedoch in ihrer praktischen Darstellung. Eine XRechnung besteht grundsätzlich aus einem strukturierten XML-Dokument. ZUGFeRD kombiniert dagegen XML-Daten mit einer sichtbaren PDF-Rechnung.
ZUGFeRD
ZUGFeRD vereint die gewohnte PDF-Darstellung mit maschinenlesbaren XML-Daten. Dadurch ist das Dokument sowohl für Menschen als auch für automatisierte Systeme direkt nutzbar.
XRechnung
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Rechnungsformat. Die eigentliche Datei besteht aus XML-Daten und wird vor allem im elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern eingesetzt.
Invarexo unterstützt beide Wege
Abhängig vom Empfänger und vom vorgesehenen Rechnungsprozess können strukturierte Rechnungsdaten als XRechnung oder als hybride ZUGFeRD-Rechnung ausgegeben werden.
ZUGFeRD mit Invarexo erstellen.
Häufig liegen Eingangs- oder Ausgangsrechnungen nur als normales PDF, Scan oder Foto vor. Diese Dokumente enthalten zwar alle wichtigen Informationen, besitzen jedoch keine eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Invarexo wurde entwickelt, um genau diese Lücke zu schließen.
Die Software liest das Ausgangsdokument ein und erkennt mithilfe von OCR, lokalen Analyseverfahren und künstlicher Intelligenz die enthaltenen Rechnungsinformationen. Dazu gehören unter anderem Absender und Empfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungspositionen, Netto- und Bruttobeträge, Umsatzsteuer, Zahlungsdaten und weitere Pflichtangaben.
Anschließend können die erkannten Werte geprüft und bei Bedarf korrigiert werden. Auf dieser Grundlage erzeugt Invarexo strukturierte XML-Daten und verbindet sie mit der sichtbaren Rechnung. Das Ergebnis ist eine moderne ZUGFeRD-Datei, die sich weiterhin wie ein PDF öffnen lässt und gleichzeitig für automatisierte Rechnungsprozesse vorbereitet ist.
Vorhandene Rechnungen nutzen
Bereits vorhandene PDFs, gescannte Papierrechnungen oder fotografierte Dokumente können als Ausgangspunkt für die weitere Verarbeitung dienen.
Erkannte Daten kontrollieren
Vor der Ausgabe bleiben die Rechnungsangaben sichtbar und überprüfbar. Dadurch behält der Anwender die Kontrolle über die erzeugten Daten.
Technische Prüfung
Erzeugte Rechnungsdaten können technisch validiert werden. So lassen sich strukturelle Fehler erkennen, bevor die Datei weitergegeben oder archiviert wird.
Für wen eignet sich ZUGFeRD?
Das hybride Rechnungsformat eignet sich besonders für Unternehmen, die elektronische Rechnungen automatisiert verarbeiten möchten, ihren Geschäftspartnern aber weiterhin eine direkt lesbare PDF-Darstellung bereitstellen wollen.
Kleine Unternehmen
Unternehmen können moderne elektronische Rechnungen versenden, ohne auf die vertraute Darstellung einer normalen PDF-Rechnung zu verzichten.
Buchhaltungen und Steuerberater
Strukturierte Daten erleichtern die Übernahme von Rechnungsinformationen und können den manuellen Erfassungsaufwand bei wiederkehrenden Vorgängen reduzieren.
Handwerk und Dienstleistung
Rechnungen können für den Kunden sichtbar bleiben und gleichzeitig für digitale Buchhaltungs- und Archivierungsprozesse vorbereitet werden.
Hausverwaltungen
Handwerker-, Wartungs- und Dienstleistungsrechnungen lassen sich strukturiert verarbeiten und den jeweiligen Objekten oder Vorgängen zuordnen.
Kfz- und Handelsbetriebe
Umfangreiche Rechnungspositionen können sowohl sichtbar dargestellt als auch als strukturierte Daten an nachgelagerte Systeme übergeben werden.
Unternehmen mit hohem Belegaufkommen
In Verbindung mit der Stapelverarbeitung können mehrere Dokumente nacheinander analysiert, geprüft und für die digitale Ausgabe vorbereitet werden.
Technischer Standard und betrieblicher Prozess gehören zusammen.
Eine technisch korrekt aufgebaute ZUGFeRD-Datei ist ein wichtiger Bestandteil eines digitalen Rechnungsprozesses. Sie ersetzt jedoch nicht die inhaltliche Prüfung einer Rechnung. Rechnungsangaben, steuerliche Pflichtfelder, Leistungsdaten, Beträge und Empfängerinformationen müssen weiterhin korrekt und vollständig sein.
Auch die langfristige und nachvollziehbare Aufbewahrung hängt nicht allein vom Dateiformat ab. Unternehmen benötigen zusätzlich geeignete organisatorische Abläufe, Berechtigungen, Sicherungen und eine nachvollziehbare Ablagestruktur. Invarexo unterstützt die technische Dokumentenverarbeitung, während die Verantwortung für den jeweiligen Geschäfts- und Archivierungsprozess beim Unternehmen verbleibt.
ZUGFeRD verbindet Lesbarkeit mit Automatisierung.
ZUGFeRD ist eine praktische Lösung für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren möchten, ohne auf ein sichtbares Rechnungsdokument zu verzichten. Die Kombination aus PDF/A-3 und eingebetteten XML-Daten ermöglicht eine Rechnung, die von Menschen gelesen und von geeigneter Software automatisch verarbeitet werden kann.
Invarexo verbindet diesen Ansatz mit OCR, KI-gestützter Dokumentenanalyse, Datenprüfung, Stapelverarbeitung und technischer Validierung. So können aus vorhandenen PDFs, Scans und Fotos strukturierte Rechnungsdaten entstehen – lokal verarbeitet, übersichtlich kontrolliert und für moderne digitale Rechnungsabläufe vorbereitet.