Viele Dokumente mit einem Auftrag
Statt jede Rechnung einzeln zu öffnen, können komplette Ordner mit Dokumenten verarbeitet werden. Invarexo übernimmt die Dateien nacheinander und protokolliert das Ergebnis für jedes einzelne Dokument.
Automatische Stapelverarbeitung
Viele Rechnungen auf einmal analysieren und automatisch als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung ausgeben.
Mit der Stapelverarbeitung von Invarexo müssen Eingangsrechnungen nicht länger einzeln geöffnet, geprüft und manuell weiterverarbeitet werden. Stattdessen legen Sie mehrere PDF-Dateien oder Bilddokumente gesammelt in einen Importordner und starten den Verarbeitungsvorgang mit wenigen Klicks. Invarexo arbeitet sämtliche Dokumente nacheinander ab, erkennt die relevanten Rechnungsdaten, prüft die ermittelten Werte und erstellt daraus strukturierte elektronische Rechnungsformate.
Je nach gewählter Ausgabe erzeugt Invarexo entweder ein ZUGFeRD-PDF, bei dem die strukturierte XML-Rechnung direkt in ein lesbares PDF eingebettet wird, oder eine XRechnung als eigenständige XML-Datei. Damit eignet sich die Stapelverarbeitung besonders für Unternehmen, die regelmäßig größere Mengen an Rechnungen digitalisieren, standardisieren und für Buchhaltung, Archivierung oder weitere Geschäftsprozesse vorbereiten müssen.
Hybrid aus Parser, OCR und KI
Lokale Erkennungslogik, OCR-Verfahren, Plausibilitätsprüfungen und künstliche Intelligenz arbeiten gemeinsam. Dadurch entsteht eine zuverlässigere Datenerkennung als bei einer ausschließlich KI-basierten Verarbeitung.
ZUGFeRD oder XRechnung
Die erkannten Rechnungsinformationen werden automatisch in ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat überführt. Sie entscheiden, welches Ausgabeformat für Ihren weiteren Prozess benötigt wird.
1
Dokumente bereitstellen
Legen Sie Rechnungen als PDF oder Bilddatei im vorgesehenen Importordner ab. Die Dateien können aus E-Mails, Scans, Downloads oder aus Invarexo Mobile Capture stammen.
2
Stapel auswählen
Wählen Sie den gewünschten Dokumentenordner beziehungsweise die zu verarbeitenden Dateien aus und legen Sie das gewünschte Ausgabeformat fest.
3
Texte erkennen
Invarexo liest vorhandene PDF-Texte direkt aus. Bei Scans oder Bilddateien wird OCR eingesetzt, damit auch fotografierte oder eingescannte Rechnungen verarbeitet werden können.
4
Rechnungsdaten analysieren
Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Umsatzsteuer, IBAN, Adressen und weitere Informationen werden automatisch erkannt und auf Plausibilität geprüft.
5
E-Rechnung erzeugen
Aus den ermittelten Daten erstellt Invarexo automatisch ein ZUGFeRD-PDF oder eine XRechnung im XML-Format.
6
Ergebnisse ablegen
Erfolgreiche Ergebnisse, Prüfhinweise und problematische Dokumente werden getrennt und nachvollziehbar in den vorgesehenen Ausgabeordnern gespeichert.
ZUGFeRD-PDF
Bei ZUGFeRD bleibt die Rechnung für Menschen als klassisches PDF lesbar. Zusätzlich wird eine strukturierte XML-Datei direkt in das PDF eingebettet. Dadurch kann das Dokument sowohl manuell angesehen als auch maschinell von Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet werden.
- Lesbares PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten
- Geeignet für digitale Archivierung und Weitergabe
- Maschinell auswertbare XML-Struktur im PDF
- Rechnung bleibt optisch für den Anwender verfügbar
- Praktisch für Unternehmen mit PDF-basierten Abläufen
- Automatische Erzeugung aus den erkannten Rechnungsdaten
XRechnung
Die XRechnung wird als eigenständige strukturierte XML-Datei ausgegeben. Sie enthält sämtliche relevanten Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form und eignet sich für digitale Rechnungseingangsprozesse sowie für Empfänger, die ausdrücklich eine XRechnung benötigen.
- Eigenständige maschinenlesbare XML-Datei
- Strukturierte Übergabe von Rechnungsinformationen
- Geeignet für automatisierte Buchhaltungsprozesse
- Keine manuelle Übertragung einzelner Rechnungswerte
- Ideal für standardisierte digitale Geschäftsabläufe
- Automatische Erstellung aus PDF- und Bildrechnungen
Transparente Verarbeitung
Jedes Dokument wird einzeln analysiert und protokolliert.
Auch innerhalb eines großen Stapels behandelt Invarexo jede Rechnung als eigenständigen Verarbeitungsvorgang. Ein fehlerhaftes oder schlecht lesbares Dokument blockiert deshalb nicht automatisch den gesamten Stapel. Erfolgreiche Rechnungen können weiterverarbeitet werden, während auffällige Dateien separat gekennzeichnet werden.
So bleibt der gesamte Ablauf nachvollziehbar. Sie erkennen, welche Dokumente erfolgreich analysiert wurden, bei welchen Rechnungen Hinweise bestehen und wo möglicherweise eine manuelle Prüfung erforderlich ist. Gerade bei größeren Rechnungsmengen verhindert diese Trennung, dass einzelne Problemfälle den gesamten Digitalisierungsprozess aufhalten.
- Unabhängige Verarbeitung jedes einzelnen Dokuments
- Fortschrittsanzeige während der Stapelverarbeitung
- Getrennte Ergebnisse für erfolgreiche und auffällige Dateien
- Nachvollziehbare Hinweise und Fehlermeldungen
- Keine Unterbrechung des gesamten Stapels durch einen Einzelfall
- Ergebnisse stehen direkt zur weiteren Prüfung bereit
Deutliche Zeitersparnis
Der größte Vorteil liegt in der automatischen Verarbeitung vieler Dokumente. Mitarbeiter müssen Rechnungen nicht mehr einzeln öffnen, Werte abschreiben und Ausgabedateien manuell erzeugen. Invarexo übernimmt wiederkehrende Arbeitsschritte und reduziert damit den täglichen Verwaltungsaufwand.
Weniger Übertragungsfehler
Das manuelle Abschreiben von Rechnungsnummern, Daten, Steuerbeträgen und Gesamtbeträgen ist fehleranfällig. Durch die automatische Extraktion und strukturierte Ausgabe sinkt das Risiko von Tippfehlern und falschen Zuordnungen.
Einheitliche Ablage
Alle erzeugten ZUGFeRD-Dokumente und XRechnungen werden in klar definierten Ausgabeordnern gespeichert. Dadurch entsteht eine übersichtliche Struktur, die sich leichter sichern, archivieren und in weitere Systeme übernehmen lässt.
Ideal für Unternehmen
Besonders Immobilienverwaltungen, Hausverwaltungen, Handwerksbetriebe, Steuerkanzleien, Buchhaltungsabteilungen und Unternehmen mit vielen Lieferantenrechnungen profitieren von der automatisierten Stapelverarbeitung.
Nachvollziehbare Prüfung
Auffällige oder unvollständige Dokumente werden nicht unbemerkt weiterverarbeitet. Hinweise und Ergebnisse bleiben nachvollziehbar, sodass kritische Fälle gezielt geprüft werden können.
Für wachsende Mengen geeignet
Je mehr Rechnungen täglich eingehen, desto größer wird der Nutzen. Der gleiche Ablauf kann für wenige Dokumente ebenso eingesetzt werden wie für umfangreiche Rechnungseingänge mit vielen Dateien.
Aus einem Ordner voller Rechnungen entstehen mit wenigen Schritten
strukturierte ZUGFeRD-PDF-Dokumente oder XRechnungen – nachvollziehbar,
automatisch und bereit für die weitere Verarbeitung.
Wichtig:
Die Qualität der automatischen Erkennung hängt von der Lesbarkeit und
Vollständigkeit der Ausgangsdokumente ab. Invarexo unterstützt den
Anwender durch Parser, OCR, KI-Analyse und Plausibilitätsprüfungen.
Dokumente mit unklaren oder fehlenden Angaben können separat
gekennzeichnet und anschließend gezielt geprüft werden.