Eine XRechnung besteht aus reinem XML – für Menschen ohne zusätzliches Werkzeug nicht lesbar. Wer als Steuerberater, Hausverwaltung oder Unternehmen elektronische Rechnungen von Lieferanten empfängt, steht deshalb regelmäßig vor demselben Problem: Die Datei lässt sich öffnen, aber nicht ohne Weiteres ansehen, prüfen oder in die eigene Buchhaltung übernehmen. Invarexo schließt genau diese Lücke. Die XRechnung-Import-Funktion liest eingehende XML-Rechnungen automatisch ein, erzeugt daraus eine übersichtliche PDF-Ansicht und stellt die enthaltenen Rechnungsdaten direkt für die Weiterverarbeitung bereit.
Damit ergänzt der XRechnung-Import die bestehenden Invarexo-Funktionen um die andere Blickrichtung: Während die Stapelverarbeitung und die XRechnung-Erzeugung dabei helfen, aus gescannten oder fotografierten Rechnungen strukturierte e-Rechnungen zu erstellen, kümmert sich der XRechnung-Import um den umgekehrten Fall: eine bereits fertige, gültige e-Rechnung eines Lieferanten lesbar zu machen und ins eigene Dokumentenmanagement zu übernehmen – inklusive Vorbereitung für den DATEV-Export.
Der Hintergrund: Eine XRechnung liegt ausschließlich als XML vor, in einer von zwei möglichen Syntaxen – UBL oder CII. Beide folgen dem europäischen Standard EN 16931, unterscheiden sich aber in Aufbau und Feldbezeichnungen erheblich. Für den Empfänger einer Rechnung ist diese technische Unterscheidung in der Praxis meist unwichtig, entscheidend ist nur, dass die enthaltenen Rechnungsdaten korrekt erkannt und nutzbar gemacht werden. Invarexo übernimmt diese Unterscheidung im Hintergrund automatisch und liefert in beiden Fällen dasselbe Ergebnis: eine lesbare PDF und vollständig befüllte Rechnungsdaten.
Rechnungsnummer, Lieferant, Beträge, Steuersatz und Rechnungspositionen werden automatisch aus der XML herausgelesen und in eine übersichtliche, druckfähige PDF-Ansicht überführt – inklusive Positionstabelle und Zahlungsinformationen, nicht nur der Kopfdaten.
XRechnungen können in zwei unterschiedlichen XML-Syntaxen vorliegen. Invarexo erkennt beide automatisch und liest sie mit derselben Zuverlässigkeit ein – ohne dass Sie sich vorher mit dem technischen Format befassen müssen.
Die eingelesene Rechnung wird automatisch archiviert und steht anschließend für den DATEV-Export bereit – einzeln ausgewählt oder gesammelt für einen ganzen Ordner voller XRechnungen.
Die vom Lieferanten erhaltene XRechnung liegt als XML-Datei vor – zum Beispiel aus einem E-Mail-Anhang, einem Rechnungsportal oder einem vorgeschalteten E-Rechnungssystem.
Wählen Sie eine einzelne XRechnung aus oder geben Sie einen kompletten Ordner an, in dem laufend mehrere XRechnungen gesammelt werden.
Invarexo liest Lieferant, Kunde, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Umsatzsteuer und alle Rechnungspositionen strukturiert aus der XML aus – ohne Erkennungsunsicherheit, da die Daten bereits maschinenlesbar vorliegen.
Aus den eingelesenen Daten entsteht automatisch eine übersichtliche PDF-Ansicht mit Kopfdaten, Positionstabelle, Summenblock und Zahlungsinformationen.
PDF-Ansicht und Original-XML werden gemeinsam als zusammengehöriges Belegpaar im Dokumentenmanagement abgelegt – ohne dass ein separater Speicherschritt nötig ist.
Die archivierte Rechnung steht anschließend für den DATEV-Export bereit – als Belegbilder-ZIP oder als EXTF-Buchungsstapel für die Übergabe an den Steuerberater.
Je nachdem, wie XRechnungen in Ihrem Unternehmen eintreffen, bietet Invarexo zwei unterschiedliche Wege an. Beide führen zum selben Ergebnis – einer archivierten, lesbaren Rechnung, bereit für DATEV –, unterscheiden sich aber darin, wie viele Dokumente auf einmal verarbeitet werden.
Für die einzelne, gelegentlich eintreffende XRechnung reicht ein Klick: Datei auswählen, Invarexo liest sie ein, zeigt die erzeugte PDF direkt in der Vorschau an und archiviert die Rechnung automatisch. Praktisch für Rechnungen, die unregelmäßig oder einzeln per E-Mail eintreffen.
Werden XRechnungen laufend automatisiert in einem Ordner gesammelt – etwa durch ein vorgeschaltetes E-Rechnungs- oder Zahlungssystem –, verarbeitet Invarexo den gesamten Ordner in einem Arbeitsgang. Im Anschluss öffnet sich direkt der DATEV-Export mit allen frisch importierten Rechnungen vorausgewählt, sodass zwischen Import und Übergabe an den Steuerberater kein zusätzlicher manueller Schritt mehr nötig ist.
Anders als ZUGFeRD ist eine reine XRechnung nicht in ein PDF eingebettet, sondern ausschließlich XML. Die von Invarexo erzeugte PDF-Ansicht macht die Rechnung für Menschen lesbar, ersetzt aber nicht die Original-XML als rechtlich maßgebliches Dokument. Genau deshalb werden beide Dateien gemeinsam archiviert: die PDF für den schnellen Blick, die XML als eigentlicher Beleg für Steuerberater und Betriebsprüfung.
Da die importierte XRechnung bereits eine fertige, gültige e-Rechnung des Lieferanten ist, wird sie unverändert übernommen und nicht neu erzeugt. Anders als bei der ZUGFeRD- oder XRechnung-Erstellung aus eigenen Belegen würde hier keine neue Rechnung mit der eigenen Firma als Verkäufer entstehen – die ursprünglichen Lieferantendaten bleiben vollständig erhalten.
Vor der Archivierung prüft Invarexo zusätzlich, ob bereits ein ähnlicher Beleg desselben Lieferanten mit vergleichbarem Betrag und Datum vorhanden ist. Ein solcher Hinweis blockiert den Import nicht, macht aber sichtbar, wenn eine Rechnung möglicherweise versehentlich ein zweites Mal eingelesen wurde – etwa weil dieselbe XML-Datei zusätzlich per E-Mail zugestellt wurde.
Ohne Invarexo bräuchte es ein zusätzliches Programm, um eine XRechnung überhaupt lesbar zu machen. Invarexo übernimmt diesen Schritt automatisch und zeigt die Rechnung direkt in der gewohnten Oberfläche an.
Im B2B-Bereich gewinnt der elektronische Rechnungsempfang zunehmend an Bedeutung. Wer XRechnungen nicht nur empfangen, sondern auch verarbeiten kann, ist für diese Entwicklung bereits vorbereitet.
Gescannte Rechnungen laufen über die Stapelverarbeitung, bereits digitale XRechnungen über den XRechnung-Import – beide münden in dieselbe Ablage- und Prüflogik und ergänzen sich damit lückenlos.
Statt eine XRechnung erst manuell zu sichten und die Werte abzutippen, steht sie nach dem Import direkt für den DATEV-Export bereit – einzeln oder für ganze Rechnungsstapel.
Wer regelmäßig Kreditorenrechnungen unterschiedlicher Lieferanten in verschiedenen Formaten erhält, profitiert besonders von der automatischen Erkennung und einheitlichen Ablage.
Da die Rechnungsdaten direkt aus der strukturierten XML stammen, entfällt das fehleranfällige manuelle Abschreiben von Rechnungsnummern, Beträgen und Steuersätzen vollständig.
Eine XRechnung enthält keine grafische Darstellung, sondern ausschließlich strukturierte Daten im XML-Format. Ein gewöhnlicher PDF-Betrachter kann damit nichts anfangen – geöffnet wird entweder reiner XML-Quelltext oder gar nichts. Erst ein Programm, das die enthaltenen Felder interpretiert und in ein Layout überführt, macht die Rechnung für Menschen lesbar. Genau diesen Schritt übernimmt Invarexo automatisch beim Import.
ZUGFeRD kombiniert PDF und XML in einer einzigen Datei – die PDF ist von Anfang an Teil der Rechnung. Eine reine XRechnung besteht dagegen ausschließlich aus XML, ohne eingebettete Darstellung. Invarexo erzeugt beim Import daher zusätzlich eine eigenständige PDF und archiviert sie gemeinsam mit der Original-XML als zusammengehöriges Paar.
Nein. Die PDF ist ausschließlich eine Lesehilfe. Rechtlich maßgeblich bleibt in jedem Fall die Original-XML, die unverändert neben der PDF archiviert wird. Diese Trennung ist bewusst so gestaltet, damit sowohl der schnelle menschliche Blick als auch die spätere maschinelle oder steuerliche Prüfung jederzeit möglich bleiben.
Fehlen in der eingelesenen XML Angaben, die laut Norm eigentlich vorhanden sein müssten, weist Invarexo vor der Weiterverarbeitung ausdrücklich darauf hin. So bleibt erkennbar, wenn eine Rechnung eines Lieferanten inhaltlich lückenhaft ist, bevor sie ungeprüft in die Buchhaltung übernommen wird – der Import selbst wird dadurch nicht verhindert, nur die Prüfung wird gezielt darauf gelenkt.
Ja. Neben dem Import einzelner Dateien lässt sich ein kompletter Ordner mit mehreren XRechnungen in einem Arbeitsgang einlesen. Bereits zuvor archivierte Dateien werden dabei automatisch erkannt und nicht doppelt verarbeitet, sodass sich derselbe Ordner auch wiederholt und gefahrlos verwenden lässt.
Die importierte Rechnung steht sofort für die reguläre Dokumentenablage sowie für den DATEV-Export bereit. Je nach Bedarf lässt sie sich einzeln auswählen oder zusammen mit anderen Rechnungen als Belegbilder-ZIP beziehungsweise als EXTF-Buchungsstapel an den Steuerberater übergeben.