Prüfsumme für jedes Dokument
Beim Ablegen berechnet Invarexo für jede Datei eine SHA-256-Prüfsumme. Wird ein Dokument später verändert – egal ob versehentlich oder absichtlich –, fällt das bei der nächsten Archivprüfung auf.
Invarexo · Aufbewahrung nach GoBD
Belege sicher aufbewahren. Fristen im Blick. Prüfbar dokumentiert.
Invarexo unterstützt die GoBD-gerechte Ablage Ihrer Rechnungen und Belege: Prüfsummen für jedes Dokument, Aufbewahrungsfristen mit Löschschutz, Archivprüfung und eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation. Alles lokal, ohne Cloud-Archiv.
Die GoBD-Funktionen sind bereits in Invarexo Standard enthalten.
Einmalkauf inklusive 12 Monate Updates und 1.000 KI-Belege. Danach dauerhaft nutzbar.
Vier Bausteine
Was Invarexo für eine ordnungsgemäße Ablage beiträgt.
Die GoBD verlangen, dass Belege vollständig, unveränderbar und während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar aufbewahrt werden. Invarexo macht das nachvollziehbar.
Archivprüfung mit Prüfbericht
Die Archivprüfung zeigt für alle Dokumente, ob sie unverändert, neu, verändert oder nicht mehr vorhanden sind, und erstellt daraus einen Prüfbericht – praktisch für die Betriebsprüfung.
Fristen mit Löschschutz
Jede Dokumentart hat ihre gesetzliche Frist. Innerhalb der Frist lässt sich ein Beleg nur mit Begründung löschen; jeder Vorgang wird in einem verketteten Protokoll festgehalten.
Vorlage für die Verfahrensdokumentation
Invarexo erstellt eine Vorlage, die beschreibt, wie Belege erfasst, geprüft und archiviert werden – mit Ihren Firmendaten vorausgefüllt, zum Ergänzen und Ablegen.
Aufbewahrungsfristen
Welche Frist für welches Dokument gilt.
Invarexo legt diese Fristen zugrunde. Sie beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
| Dokumentart | Beispiele | Frist |
|---|---|---|
| Rechnungen und Buchungsbelege | Eingangs- und Ausgangsrechnungen, E-Rechnungen, Quittungen, Kassenbons | 8 Jahre (seit 1.1.2025) |
| Handels- und Geschäftsbriefe | Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, geschäftliche Korrespondenz | 6 Jahre |
| Bücher und Aufzeichnungen | Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre |
Bei E-Rechnungen ist die XML-Datei das rechtlich maßgebliche Original. Invarexo bewahrt sie auf und zeigt sie zusätzlich als lesbare Rechnungsansicht an.
Ehrlich eingeordnet
Software unterstützt. Die Verantwortung bleibt im Betrieb.
Keine Software ist für sich allein „GoBD-zertifiziert“. Ordnungsmäßigkeit entsteht aus Programm, Arbeitsabläufen und Dokumentation zusammen. Invarexo liefert die technischen Bausteine und die Vorlage für die Verfahrensdokumentation; die Abläufe in Ihrem Betrieb beschreiben Sie darin.
Die Fristen und Texte sind Standardformulierungen und ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stimmen Sie Ihre Verfahrensdokumentation am besten mit Ihrer Kanzlei ab.
PROFESSIONALFestgeschriebene RechnungenUnveränderbar,
lückenlose Nummern, Korrektur nur über Storno und Gutschrift.
DATENSICHERUNGBackups mit AufbewahrungKomplett oder je Mandant,
Wiederherstellung im Programm.
LANGZEITPDF/A für die ArchivierungEin Format, das auch in vielen
Jahren noch lesbar ist.
Datensicherung
Aufbewahren heißt auch: nichts verlieren.
Eine revisionssichere Ablage nützt nur, wenn die Daten auch nach einem Defekt noch da sind.
Backup komplett oder je Mandant
Alle Firmen auf einmal oder gezielt einzelne sichern – auf Wunsch auf NAS oder USB-Laufwerk.
Wiederherstellen im Programm
Mit Vorschau des Inhalts. Vor jeder Wiederherstellung sichert Invarexo den aktuellen Stand automatisch.
Backup beim Beenden
Invarexo fragt bei jedem Beenden nach und räumt alte Sicherungen auf Wunsch automatisch auf.
Häufige Fragen
Gut zu wissen zur GoBD-Ablage.
Ist Invarexo GoBD-konform?
Invarexo unterstützt die GoBD-gerechte Ablage mit Prüfsummen, Aufbewahrungsfristen, Löschschutz, Prüfbericht und einer Vorlage für die Verfahrensdokumentation. Ob die Buchführung insgesamt ordnungsgemäß ist, hängt zusätzlich von den Abläufen im Betrieb und deren Dokumentation ab.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Rechnungen und Buchungsbelege eine Frist von 8 Jahren, für Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre und für Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre – jeweils ab Ende des Kalenderjahres.
Kann ich einen Beleg vor Ablauf der Frist löschen?
Nur mit Begründung. Der Vorgang wird protokolliert, sodass später nachvollziehbar bleibt, wer wann welchen Beleg aus welchem Grund entfernt hat.
Welche Datei ist bei einer E-Rechnung das Original?
Bei einer XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD die PDF mit den eingebetteten Daten. Invarexo bewahrt das Original auf und zeigt XRechnungen zusätzlich als lesbare Ansicht an.
Sind die GoBD-Funktionen auch in Invarexo Standard enthalten?
Ja. Prüfsummen, Archivprüfung, Fristen und die Verfahrensdokumentation gehören zu beiden Editionen. Das Festschreiben eigener Ausgangsrechnungen gibt es mit dem Rechnungsausgang in Professional.
GoBD-Funktionen ab Invarexo Standard – 99 € einmalig.
Belege lokal, nachvollziehbar und fristgerecht aufbewahren. Ohne Abo.