Download Invarexo Invarexo kaufen
Invarexo Professional · Netzwerk & NAS

Ein Datenordner. Alle Arbeitsplätze.

Invarexo Professional läuft auf Ihren Windows-PCs, die gemeinsamen Daten liegen auf einem NAS oder einer Netzwerkfreigabe (SMB). Ohne Server, ohne Domäne, ohne Cloud – Rechnungen, Belege und Dokumente bleiben in Ihrem Büro und sind trotzdem an jedem Arbeitsplatz verfügbar.

NAS / SMB-FreigabeOhne DomäneBis zu 5 ArbeitsplätzeKein Datenbankserver
Einrichtung Schritt für Schritt ↓Vorteile ansehen
Kein Server nötigDas NAS speichert nur Dateien – Invarexo läuft auf den Arbeitsplätzen
Bis zu fünf ArbeitsplätzeNetzwerk-Lizenz als Ergänzung zu Invarexo Professional
Daten bleiben im BüroLokale Ablage im eigenen Netzwerk, keine Pflicht zur Cloud
Vorteile

Gemeinsam arbeiten, ohne die IT komplizierter zu machen.

Viele kleine Büros haben bereits ein NAS für Dokumente und Sicherungen. Genau dieses NAS wird zur gemeinsamen Ablage für Invarexo – ohne Domänencontroller, ohne Terminalserver und ohne zusätzliche Datenbank-Software.

⇄

Alle sehen denselben Stand

Eine Rechnung, die am Empfang geschrieben wird, ist sofort im Büro der Buchhaltung sichtbar. Keine Kopien, kein Abgleich per USB-Stick, keine doppelten Datenbestände.

▣

Vorhandene Hardware

Ein NAS mit SMB-Freigabe oder ein Windows-PC mit freigegebenem Ordner genügt. Es muss keine Server-Software installiert oder gewartet werden.

⊘

Schutz vor Doppelbearbeitung

Invarexo sperrt einen Mandanten, solange er an einem PC bearbeitet wird. Andere Arbeitsplätze sehen, wer ihn gerade nutzt, und öffnen ihn bei Bedarf im Modus „Nur lesen“.

✓

Mehrere Mandanten parallel

Die Sperre gilt je Mandant: Während an einem PC die Firma A bearbeitet wird, kann ein Kollege gleichzeitig an Firma B arbeiten.

◉

Rechte je Benutzer

Mit der Benutzerverwaltung legen Sie fest, wer nur Belege erfasst, wer Rechnungen festschreibt und wer Einstellungen ändern darf – über das Windows-Konto, ohne zusätzliches Passwort.

⟲

Sicherung an einer Stelle

Alle Daten liegen in einem Ordner. Sie sichern ihn zentral mit den Mitteln Ihres NAS und zusätzlich mit dem Backup von Invarexo.

So funktioniert es

Programm auf dem PC, Daten auf dem NAS.

Invarexo Professional wird auf jedem Arbeitsplatz installiert. Bei der Installation wählen Sie den gemeinsamen Datenordner auf der Freigabe. Ab dann arbeiten alle PCs mit denselben Daten.

Aufbau

Mehrere PCs, ein gemeinsamer Ordner

Jeder Arbeitsplatz verbindet sich über das Büronetz mit derselben Freigabe, zum Beispiel \\nas\Invarexo. Dort liegen Mandanten, Rechnungen, Belegarchiv, Dokumente und Einstellungen.

  • Invarexo läuft lokal auf jedem PC – schnell und ohne Server-Sitzungen
  • Das NAS speichert nur die Dateien, es braucht keine Zusatzsoftware
  • Auch ein Windows-Dateiserver oder ein freigegebener Ordner auf einem Büro-PC ist möglich
Gleichzeitiges Arbeiten

Klare Regeln statt Datenchaos

Damit sich zwei Arbeitsplätze nicht gegenseitig überschreiben, wird jeder Mandant immer nur an einem PC bearbeitet. Öffnet ein zweiter PC denselben Mandanten, zeigt Invarexo, wer ihn gerade nutzt – mit Benutzer, PC und Uhrzeit.

  • Nur lesen: Rechnungen, Belege und Dokumente ansehen und durchsuchen, ohne etwas zu verändern
  • Anderen Mandanten öffnen: freie Mandanten lassen sich direkt aus der Liste öffnen
  • Sperre übernehmen: nur nach ausdrücklicher Rückfrage, die die Folgen erklärt
  • Stürzt ein PC ab oder wird er ausgeschaltet, gibt Invarexo die Sperre nach kurzer Zeit automatisch frei

„NUR LESEN“ steht dann deutlich in Titelleiste und Fußleiste, damit jederzeit klar ist, in welchem Modus gearbeitet wird.

Voraussetzungen

Was Sie für den Netzwerkbetrieb brauchen.

Die Anforderungen sind bewusst gering. Entscheidend ist ein stabiles, kabelgebundenes Büronetz und eine sauber eingerichtete Freigabe.

Ablage

NAS oder Dateifreigabe

  • NAS mit SMB-Freigabe (z. B. Synology, QNAP) oder Windows-Dateiserver
  • SMB 2 oder SMB 3 – SMB 1 sollte abgeschaltet sein
  • Ein eigener freigegebener Ordner nur für Invarexo, z. B. Invarexo
  • Benutzerkonten auf dem NAS für alle, die mit Invarexo arbeiten
  • Feste IP-Adresse oder fester Name des NAS im Netzwerk
Arbeitsplätze

Windows-PCs im Büronetz

  • Windows 10 oder 11 auf jedem Arbeitsplatz
  • Invarexo Professional plus Netzwerk-Lizenz (bis zu fünf Arbeitsplätze)
  • Netzwerkkabel oder sehr stabiles WLAN im selben Netz wie das NAS
  • Zugriff auf die Freigabe mit gespeicherten Anmeldedaten
  • Administratorrechte für die Installation
Nicht geeignet: Synchronisierte Cloud-Ordner (OneDrive, Dropbox, Google Drive), Windows-Offlinedateien sowie der Zugriff über VPN oder aus dem Homeoffice. Invarexo arbeitet direkt mit den Datenbankdateien im Datenordner – dafür ist eine dauerhafte, schnelle Verbindung im lokalen Netz nötig. Für den Zugriff von außen ist der Terminalserver-Betrieb vorgesehen.
Einrichtung · Teil 1

Die Freigabe auf dem NAS vorbereiten.

Diese Schritte erledigen Sie einmalig in der Verwaltungsoberfläche Ihres NAS. Die Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Hersteller leicht.

01 / Ordner

Freigabe anlegen

Einen neuen freigegebenen Ordner anlegen, z. B. Invarexo. Verschlüsselung und Papierkorb nach Ihren Vorgaben; der Ordner wird ausschließlich von Invarexo genutzt.

02 / Benutzer

Konten und Gruppe

Für jeden Mitarbeiter ein NAS-Konto anlegen und alle in eine Gruppe wie invarexo aufnehmen. So vergeben Sie die Rechte nur einmal.

03 / Rechte

Lesen & Schreiben

Der Gruppe Lese- und Schreibrechte auf den Ordner geben. Kein Gastzugang, keine Freigabe für „Jeder“ – nur die Konten, die wirklich mit Invarexo arbeiten.

04 / Test

Vom PC aus prüfen

An jedem Arbeitsplatz \\nas\Invarexo im Explorer öffnen, Anmeldedaten dauerhaft speichern und testweise eine Datei anlegen und wieder löschen.

Einrichtung · Teil 2

Invarexo an den Arbeitsplätzen installieren.

Das Setup fragt bei jeder Installation – auch bei Updates – nach dem Datenordner. Hier wählen Sie die gemeinsame Ablage.

01 / Erster PC

Setup starten

Auf dem ersten Arbeitsplatz das Setup ausführen. Auf der Seite „Datenordner“ die Option „gemeinsam (NAS, Netzwerkfreigabe)“ wählen.

02 / Pfad

Freigabe eintragen

Den Pfad der Freigabe angeben, am besten als UNC-Pfad wie \\nas\Invarexo statt eines Laufwerksbuchstabens. Die Zugriffsrechte verwaltet das NAS.

03 / Einrichten

Firma und Lizenz

Invarexo starten, Firmendaten und Mandanten anlegen und die Lizenz für Professional und Netzwerk eintragen. Diese Daten liegen ab jetzt auf dem NAS.

04 / Weitere PCs

Gleicher Datenordner

Auf allen weiteren Arbeitsplätzen das Setup mit demselben Pfad ausführen. Invarexo findet die vorhandenen Daten und startet direkt mit dem gemeinsamen Bestand.

Für Administratoren – unbeaufsichtigte Installation: Das Setup lässt sich per Softwareverteilung ohne Rückfragen ausrollen, zum Beispiel mit /DATENORDNER="\\nas\Invarexo". Die Vorgabe wird je PC unter C:\ProgramData\Invarexo\datenordner.json gespeichert und gilt für alle Windows-Benutzer dieses Arbeitsplatzes. Unter Hilfe › Über zeigt Invarexo, welcher Datenordner aktiv ist und woher die Einstellung stammt.
Benutzer & Rechte

Das NAS regelt den Zugang. Invarexo regelt die Arbeit im Programm.

Zwei Ebenen ergänzen sich: Die Freigaberechte des NAS bestimmen, wer überhaupt an die Daten kommt. Die Benutzerverwaltung in Invarexo bestimmt, was jemand im Programm tun darf.

NAS / SMB-Freigabe

Konten, Gruppe und Lese-/Schreibrechte auf den Ordner Invarexo. Wer hier keinen Zugriff hat, kann Invarexo mit diesem Datenbestand nicht nutzen.

Benutzerverwaltung in Invarexo

Rollen Inhaber, Buchhaltung, Erfassung und Nur lesen – zugeordnet über das Windows-Konto, mit dem sich der Mitarbeiter am PC anmeldet. Die Liste gilt für alle Arbeitsplätze.

So bleibt es übersichtlich: Ohne eingerichtete Benutzer darf jeder alles – wie im Einzelplatzbetrieb. Sobald Sie die Verwaltung unter Einstellungen › Benutzer & Rechte einschalten, wird Ihr eigenes Konto Inhaber. Nicht eingetragene Konten arbeiten automatisch nur lesend und blockieren keinen Mandanten.
Vom Einzelplatz ins Netzwerk

Vorhandene Daten mitnehmen.

Sie arbeiten bereits mit Invarexo an einem PC? Der Umzug in den gemeinsamen Datenordner läuft über die Datensicherung – so werden alle Pfade sauber auf den neuen Ort angepasst.

01

Komplett-Backup erstellen

Am bisherigen PC über Datensicherung › Komplett-Backup erstellen eine vollständige Sicherung anlegen und Invarexo beenden.

02

Neu installieren

Das Setup mit dem gemeinsamen Datenordner auf dem NAS ausführen, wie oben in Teil 2 beschrieben.

03

Backup wiederherstellen

Über Datensicherung › Backup wiederherstellen die Sicherung einspielen. Danach arbeiten alle Arbeitsplätze mit Ihren bisherigen Daten.

Tipp: Den alten lokalen Datenordner nach erfolgreichem Umzug nicht mehr verwenden, damit nicht versehentlich an zwei Datenbeständen weitergearbeitet wird.
Datensicherung

Eine zentrale Ablage braucht eine zentrale Sicherung.

Im Netzwerkbetrieb liegen alle Daten an einer Stelle. Das macht die Sicherung einfach – sie muss aber konsequent eingerichtet sein.

⟲

Backup in Invarexo

Komplett-Backup oder einzelne Mandanten sichern, beim Beenden nachfragen lassen und alte Sicherungen automatisch aufräumen. Der Sicherungsordner ist frei wählbar.

▣

Sicherung des NAS

Den Ordner Invarexo in die Sicherung des NAS aufnehmen – auf ein externes Laufwerk, ein zweites NAS oder einen Sicherungsdienst. Snapshots schützen zusätzlich vor versehentlichem Löschen.

✓

Wiederherstellung testen

Eine Sicherung ist erst dann etwas wert, wenn die Wiederherstellung funktioniert. Testen Sie das Einspielen regelmäßig, z. B. einmal im Quartal.

Wichtig: Ein Backup auf demselben NAS wie die Daten schützt nicht vor einem Ausfall des Geräts, Diebstahl oder Verschlüsselungstrojanern. Mindestens eine Kopie gehört auf ein getrenntes Medium.
Entscheidungshilfe

Einzelplatz oder Netzwerk?

Der Netzwerkbetrieb lohnt sich, sobald mehr als eine Person mit denselben Rechnungen und Belegen arbeitet.

Merkmal Netzwerk / NAS Einzelplatz
Wo liegen die Daten? Gemeinsamer Ordner auf NAS oder Dateiserver Im Dokumente-Ordner des Benutzers
Arbeitsplätze Bis zu fünf PCs mit demselben Datenbestand Ein PC
Gleichzeitiges Arbeiten Je Mandant ein bearbeitender PC, weitere lesend; verschiedene Mandanten parallel –
Benutzer & Rechte Rollen je Windows-Konto, gültig für alle PCs Optional, für mehrere Windows-Konten am selben PC
Zusätzliche Hardware NAS oder freigegebener Ordner Keine
Lizenz Invarexo Professional + Netzwerk-Lizenz Invarexo Standard oder Professional
Datensicherung Zentral für alle Arbeitsplätze Je PC

Mitarbeiter im Homeoffice oder an einem zweiten Standort? Dafür ist der Terminalserver-Betrieb vorgesehen (in Vorbereitung).

Häufige Fragen

Was Kunden vor der Einrichtung wissen sollten.

Brauche ich einen Server oder eine Windows-Domäne?

Nein. Ein NAS mit SMB-Freigabe genügt. Invarexo läuft auf den Arbeitsplätzen, das NAS speichert nur die Dateien. Ein Datenbankserver wird nicht benötigt.

Können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten?

Ja, mit einer Regel: Ein Mandant wird jeweils an einem PC bearbeitet. Weitere Arbeitsplätze können ihn gleichzeitig lesend öffnen oder an einem anderen Mandanten arbeiten.

Was passiert, wenn ein PC abstürzt?

Die Sperre des Mandanten wird nach kurzer Zeit automatisch freigegeben. Bereits gespeicherte Daten bleiben erhalten; danach kann ein anderer PC den Mandanten wieder bearbeiten.

Welches NAS ist geeignet?

Jedes aktuelle NAS mit SMB 2 oder SMB 3, etwa von Synology oder QNAP. Auch ein Windows-Server oder ein dauerhaft eingeschalteter Büro-PC mit freigegebenem Ordner funktioniert.

Kann ich von zu Hause über VPN arbeiten?

Für den direkten Zugriff auf den Datenordner über VPN oder Internet ist der Netzwerkbetrieb nicht gedacht – die Verbindung ist dafür zu langsam und zu störanfällig. Für Arbeit von außen ist der Terminalserver-Betrieb vorgesehen.

Funktionieren Mobil erfassen und E-Mail-Abruf im Netzwerk?

Ja. Fotografierte Belege und Rechnungen aus dem Postfach landen im Eingangsordner des jeweiligen Mandanten im gemeinsamen Datenordner und sind damit an allen Arbeitsplätzen verfügbar.

Kann ich einen Laufwerksbuchstaben statt des UNC-Pfads nutzen?

Möglich, aber nicht empfohlen. Ein UNC-Pfad wie \\nas\Invarexo ist auf allen PCs gleich und funktioniert unabhängig davon, ob ein Netzlaufwerk verbunden ist.

Wer sollte die Einrichtung übernehmen?

Die Schritte auf dieser Seite schafft ein IT-erfahrener Anwender selbst. Bei bestehender Firmen-IT stimmen Sie Freigabe, Rechte und Sicherung am besten mit Ihrem IT-Dienstleister ab – wir unterstützen gern.

Beratung & Lizenzierung

Ihr Büro im Netzwerk – wir helfen bei der Einrichtung.

Sie haben ein NAS und mehrere Arbeitsplätze? Wir klären mit Ihnen Datenordner, Rechte und Sicherung, bevor Sie loslegen.

Beratung anfragen →Editionen ansehen