PDF/A erstellen.
Dokumente langfristig archivieren.
Sicher und gesetzeskonform.
Geschäftsdokumente müssen häufig viele Jahre unverändert aufbewahrt werden. Das PDF/A-Format wurde speziell für die langfristige Archivierung entwickelt und sorgt dafür, dass Rechnungen, Verträge, Belege und andere Dokumente auch nach vielen Jahren noch vollständig und unverändert dargestellt werden können. Mit Invarexo erzeugen Sie PDF/A-Dokumente automatisch und schaffen die Grundlage für eine revisionssichere digitale Archivierung.
Was ist PDF/A?
PDF/A ist ein international genormtes Dateiformat zur langfristigen Archivierung elektronischer Dokumente. Während normale PDF-Dateien auf externe Schriftarten, Verlinkungen oder Inhalte zurückgreifen können, enthält eine PDF/A-Datei sämtliche Informationen bereits vollständig in der Datei selbst.
Dadurch bleibt das Dokument auch nach vielen Jahren unverändert darstellbar. Schriftarten werden eingebettet, Farben eindeutig definiert und Inhalte dauerhaft gespeichert. Genau diese Eigenschaften machen PDF/A heute zum bevorzugten Archivformat für Unternehmen, Behörden und öffentliche Einrichtungen.
Invarexo erzeugt PDF/A-Dateien automatisch aus eingelesenen Rechnungen und Dokumenten. Dadurch erhalten Unternehmen eine zukunftssichere Grundlage für ihre digitale Dokumentenablage.
Warum ist PDF/A so wichtig?
Geschäftsdokumente müssen häufig über viele Jahre aufbewahrt werden. Während sich Software und Betriebssysteme ständig verändern, soll der Inhalt einer archivierten Rechnung unverändert erhalten bleiben.
Langfristige Lesbarkeit
Alle benötigten Informationen befinden sich dauerhaft innerhalb der PDF/A-Datei.
Unveränderte Darstellung
Dokumente sehen auch nach vielen Jahren genauso aus wie am Tag ihrer Archivierung.
Schriftarten eingebettet
Fehlende oder ersetzte Schriftarten können die Darstellung später nicht verändern.
Normiertes Archivformat
PDF/A basiert auf internationalen ISO-Standards und wird von zahlreichen Behörden und Unternehmen eingesetzt.
Ideal für digitale Archive
Das Format eignet sich hervorragend für elektronische Dokumentenarchive und revisionssichere Ablagen.
Welche Vorteile bietet PDF/A?
Das Archivformat wurde speziell entwickelt, um Dokumente über viele Jahre hinweg unverändert speichern zu können. Dadurch ergeben sich zahlreiche Vorteile für Unternehmen jeder Größe.
Zuverlässige Archivierung
Rechnungen, Verträge und Belege bleiben langfristig lesbar, unabhängig von zukünftigen Softwareversionen.
Keine externen Abhängigkeiten
Alle benötigten Schriftarten und Darstellungsinformationen sind bereits vollständig in der Datei enthalten.
Ideal für Unternehmen
PDF/A eignet sich hervorragend für Buchhaltung, Steuerberater, Hausverwaltungen und alle Unternehmen mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Perfekt für E-Rechnungen
Moderne Rechnungsformate wie ZUGFeRD basieren auf PDF/A und kombinieren lesbare PDF-Dokumente mit strukturierten XML-Daten.
Revisionssichere Ablage
PDF/A unterstützt eine nachvollziehbare und strukturierte Archivierung geschäftlicher Dokumente.
Zukunftssicher
Durch den internationalen Standard bleibt das Format langfristig nutzbar und wird von zahlreichen Anwendungen unterstützt.
Normales PDF oder PDF/A?
Beide Dateiformate sehen auf den ersten Blick identisch aus. Für die langfristige Archivierung bestehen jedoch wichtige Unterschiede.
| Eigenschaft | Normales PDF | PDF/A |
|---|---|---|
| Langzeitarchivierung | Eingeschränkt | Ja |
| Schriftarten eingebettet | Nicht immer | Ja |
| Archivierung geeignet | Teilweise | Optimal |
| ISO-Standard | Nein | Ja |
| Grundlage für ZUGFeRD | Nein | Ja |
PDF/A mit Invarexo.
Invarexo übernimmt die Erstellung archivierungsfähiger PDF/A-Dateien automatisch im Rahmen der Dokumentenverarbeitung. Eingescannte Rechnungen, PDFs oder Fotos werden analysiert, verarbeitet und können anschließend im PDF/A-Format gespeichert werden.
Dadurch eignet sich Invarexo nicht nur für die tägliche Dokumentenverarbeitung, sondern auch als Grundlage für eine langfristige digitale Archivierung. Unternehmen behalten dabei jederzeit die Kontrolle über ihre Dokumente, da die Software lokal installiert wird und keine dauerhafte Cloudspeicherung erforderlich ist.
Zusammen mit OCR, künstlicher Intelligenz, Stapelverarbeitung, XRechnung und ZUGFeRD entsteht eine moderne Gesamtlösung für den digitalen Dokumentenworkflow – von der Erfassung bis zur langfristigen Archivierung.
PDF/A – die sichere Grundlage für digitale Archive.
Unternehmen müssen Geschäftsdokumente oft viele Jahre aufbewahren. Mit PDF/A steht dafür ein bewährtes und international anerkanntes Archivformat zur Verfügung. Invarexo unterstützt Sie dabei, Dokumente automatisch in dieses Format zu überführen und gleichzeitig moderne Technologien wie OCR, KI, XRechnung und ZUGFeRD in einem durchgängigen Workflow zu nutzen.